plochg business psychology consulting

Home
| Wie is Drs. Ivo Plochg | Consult | Interpersoonlijke Vaardigheden |Onderhandelen & Conflict |
| Loopbaan | Individueel Assessment | Burnout | Psychotherapie & Werk|
| Werk & Psychologie artikelen |



De kunst van schakelen

Herkent u deze situaties?
- "Het is nu al de derde keer, dat ik het probeer uit te leggen, maar het lijkt wel of niemand luistert."
- "Nu heb ik al een paar keer gevraagd of hij wil uitleggen wat er precies aan de hand is, maar hij bijft vage antwoorden geven."
- "Zodra ik over dit onderwerp begin, wordt ze kwaad en begint ze tegen me te schelden. Er is gewoon geen land met haar te bezeilen."
- "Elke keer als er een probleem besproken wordt, valt het me op, dat er eerst naar de oplossingen gekeken wordt, terwijl men eigenlijk niet eens weet wat het probleem precies is."


In dit soort van situaties merkt u, dat u geen gehoor vindt voor uw boodschap.
U heeft het gevoel, dat u langs elkaar heen zit te praten. Soms raakt u door het gedrag van de ander van uw stuk.
Kortom: het gesprek loopt niet lekker, er hapert iets en u weet niet goed daarmee om te gaan.
Een veel voorkomende reactie is, dat u zich laat be´nvloeden door het gedrag van de ander.
Dan gaat u (ook) emotioneel reageren of u negeert uw eigen emotie en die van de ander met opzet.
Het gevolg van beide reacties is eerder, dat de situatie uit de hand loopt dan dat u elkaar beter begrijpt.
Voorbeelden hiervan zijn: door elkaar blijven praten, ja-maar-discussies en irritatie.

Een betere manier om uit een dergelijke impasse te geraken is om de vier verschillende communicatieniveaus van het gesprek te bekijken:
1. Inhoud: waarover gaat het gesprek? De inhoud is datgene wat er besproken wordt. Binnen een gesprek of vergadering is het natuurlijk belangrijk, dat iedereen het over hetzelfde onderwerp heeft en dat men hetzelfde doel voor ogen heeft. Niets is hinderlijker dan mensen, die afdwalen of te gedetailleerd op een onderwerp ingaan.
2. Procedure: hoe gaan wij het bespreken? Bij de procedure maakt u afspraken over de te volgen werkwijze. Hoe wordt het onderwerp behandeld? Gaan wij in een vergadering eerst een informatief rondje houden en dan discussiŰren? Bespreekt u in een beoordelingsgesprek eerst de positieve of eerst de negatieve punten?
3. Interactie: hoe gaan wij met elkaar om? Het gedrag, dat mensen vertonen, wordt vaak bepaald door ongeschreven gedragsregels. In een gesprek zijn er mensen, die steeds het hoogste woord hebben, die een ander niet laten uitpraten en die ellenlange monologen houden. Deze gedragsvormen Ún de reactie van de anderen daarop noemen wij "interactie". De interactie bepaalt of wij de wijze van communiceren als prettig ervaren.
4. Emotie: welke gevoelens spelen een rol? Indien een gesprek emoties bij u oproept, be´nvloedt dat uw bijdrage aan het gesprek sterk.
Emotie speelt, evenals interactie, vaak onderhuids.
Niet alleen lachen werkt aanstekelijk, maar ook verdriet en agressie.
Is iemand ziedend,dan zal hij primair emotioneel (vanuit zijn gevoel) reageren en niet op basis van rationele argumenten.
Wanneer u zich onzeker voelt, zegt u de dingen soms anders dan u bedoelt.


Met name in vergaderingen komt het voor, dat men het inhoudelijk niet eens wordt, omdat er geen procedure is afgesproken.
Soms kan iemand zijn mening niet goed geven, omdat hij steeds in de rede wordt gevallen.
Het kan ook zijn, dat iemand zo boos wordt, dat hij niet meer uit zijn woorden kan komen.
Als u het gevoel krijgt, dat u niet serieus genomen wordt, klapt u helemaal dicht.

BIJSTUREN DOOR SCHAKELEN

De vier communicatieniveaus spelen in elk gesprek een rol en be´nvloeden elkaar.
Alleen zijn wij ons dit niet altijd voldoende bewust en wij maken er dan (helaas) geen gebruik van.
Stel, u begint een werkoverleg als volgt:
- "Wij zijn hier bij elkaar om de automatisering van de afdeling te bespreken.
Zoals iedereen weet, is het de bedoeling, dat in het komende halfjaar de draaibanken vervangen worden door gecomputeriseerde banken.
Ik weet, dat de gemoederen op dit punt nogal verhit zijn en juist daarom lijkt het mij verstandig, dat wij iedereen rustig de tijd geven zijn of haar zegje te doen.
Ik stel voor, dat wij eerst een rondje maken om de verschillende meningen te horen." -
In dit voorbeeld komen wij alle vier de niveaus tegen:
  • 1. Inhoud:Wij zijn hier bij elkaar om de automatisering van de afdeling te bespreken.
  • 2. Procedure: Ik stel voor, dat wij eerst een rondje maken om de verschillende meningen te horen.
  • 3. Interactie :Juist daarom lijkt het mij verstandig, dat wij iedereen rustig de tijd geven zijn of haar zegje te doen.
  • 4. Emotie: Ik weet, dat de gemoederen op dit punt nogal verhit zijn.
  • Met de verschillende communicatieniveaus kunt u een gesprek of een vergadering in een bepaalde richting sturen.

    Wanneer wij de vier niveaus bewust gebruiken, spreken wij van schakelen.
    Dit is het doelbewust overstappen van het ene niveau naar het andere. Hiervan maakt u gebruik als blijkt, dat u op het ene niveau niet verder komt, omdat een ander niveau een blokkade opwerpt.
    Laten wij weer eens naar een voorbeeld kijken.
    U heeft een voorstel gelanceerd, waarmee het bedrijf volgens u veel geld kan besparen. Uw baas komt echter met een hele rits bezwaren aanzetten.
    U lost er een aantal op en herhaalt uw argumenten.
    Hij heeft echter nog steeds bezwaren en reageert steeds met "Ja, maar..." Vervolgens doet u het volgende voorstel: "Als wij nu eerst alle voor- en nadelen op een rijtje zetten, kunnen wij daarna bekijken hoe wij de nadelen kunnen wegstrepen en toch de voordelen kunnen laten staan."
    In dit voorbeeld heeft u geschakeld van de inhoud (de argumenten) naar de procedure (voor- en nadelen op een rijtje zetten). U zag namelijk in, dat het herhalen van uw argumenten geen zin heeft en besloot het over een andere boeg te gooien. Nog een voorbeeld:
    Er is een conflict op een andere afdeling tussen twee collega's. Een van de twee is bij u gekomen om raad te vragen. Als u vraagt wat er precies gebeurd is, draait hij steeds om de hete brij heen en geeft vage antwoorden. Vervolgens zegt u vriendelijk maar beslist: "Luister, Jan. Als je wilt dat ik je help, moeten we elkaar wel eerlijk in de ogen kijken en geen dingen voor elkaar achterhouden. Vertel nu eens precies wat er is gebeurd." In dit tweede voorbeeld is er geschakeld van inhoud (wat is er aan de hand) naar interactie (elkaar recht in de ogen kijken) en vervolgens weer terug naar inhoud (wat is er gebeurd). U kunt dus door te schakelen tussen de vier communicatieniveaus een gesprek weer de goede richting geven en tijd besparen.
    In geplande gesprekken kunt u natuurlijk door een goede inhoudelijke en procedurele voorbereiding de noodzaak om te schakelen deels voorkomen.
    Schakelen op interactie- en emotieniveau is echter een gespreksvaardigheid, die u in uw vingers moet zien te krijgen door veel te oefenen.



    Gedurende maximaal zes bijeenkomsten van ieder twee uur kunt u op individuele basis uw gespreksvaardigheden onder de loep nemen, verbeteren en vervolgens effectief gebruiken in werksituaties.
    Plaats: Leiden, Rotterdam en Den Haag andere plaatsen in overleg
    Prijs: Ç 1800,-



    Telefoon:+31(0)637382583
    E-mail: Ivo Plochg
    disclaimer ©2015 Plochg Business Psychology Consulting